Ошибки при проведении инвентаризации и их последствия

Инвентаризация, как любое важное и крупное мероприятие, связано с риском ошибок. Эти ошибки возникают вне зависимости от того, насколько подробно и строго регламентированы законодательством соответствующие процессы.

Часть ошибок возникает из-за халатности исполнителей или недостаточного знания законодательства, но в ряде случаев инвентаризация товаров намеренно проводится с нарушениями, выявлением которых на предприятии в дальнейшем должны заниматься компетентные лица.

Нарушения в ходе инвентаризации, перечисленные ниже, делают всю процедуру недействительной.

В приказе о проведении инвентаризации обязательно должны быть указаны основания для нее — беспричинная инвентаризация не может проводиться. Кроме того, состав комиссии, которая будет проводит инвентаризацию, должен быть утвержден руководителем предприятия, даже если эта комиссия является группой сторонних наемных специалистов.

Комиссия может сделать инвентаризацию недействительной — для этого одному из ее членов достаточно не явиться. Инвентаризацию объявят недействительной, как только появятся документальные подтверждения тому, что кто-то из членов комиссии объективно не мог принимать участия в ее работе.

Приказ должен всегда устанавливать сроки, в которые осуществляется инвентаризация ОС или товаров. Если сроки не заданы, то инвентаризация формально не могла быть начата или закончена.

Необходимо учитывать ситуации, в которых посторонние лица могут получить доступ к документам, с которыми ведется работа, и устранить имеющиеся в них ошибки либо исказить данные. Поэтому требуется ограничивать доступ в помещения, где комиссия работает с инвентаризационными описями. Если же в работе возникают перерывы, помещение должно закрываться.

Все документы прихода-расхода должны визироваться председателем комиссии — так можно предотвратить создание подложных документов и выписывание приходно-расходных бумаг «задним числом». Поскольку все такие документы должны быть для начала инвентаризации переданы в бухгалтерию, материально ответственные работники составляют расписки об этом — отсутствие расписок является нарушением.

В ходе инвентаризации сверка идет в направлении «от бухучета — к фактическому наличию», при выявлении работы «в обратную сторону» результаты инвентаризации аннулируются, так как возможна была подгонка данных под учет. Точно так же аннулируются результаты, если обнаруживается, что у описи не было копий. Поскольку установить сохранность сведений единственного экземпляра без сверки его с копией невозможно, документ аннулируется.

На всех страницах описи должны быть подведены итоги — их наличие защищает страницу от исправлений и добавлений. В итогах указывается число прописью. В описи также должны быть заполнены все строки, чтобы после завершения инвентаризации в опись нельзя было добавить ничего нового. Все данные и итоги на страницах должны проверяться материально ответственными лицами с последующей подписью на этой же странице.

В отсутствие такой подписи ответственные лица не могут получить какие-либо претензии по содержанию описи. С той же целью на заключительной странице описи должны стоять подписи материально ответственных лиц, заверяющие отсутствие претензий к инвентаризационной комиссии и подтверждающие данные, приводимые в описи. Без этой подписи нельзя утверждать, что соответствующие лица приняли средства на ответственное хранение и, таким образом, они не могут нести ответственность за недостачи. Это, разумеется, является нарушением.

Нужна инвентаризация без ошибок? ООО «ИВЕНТОР» — точность с первого раза!
Обращайтесь за услугами, и убедитесь в нашем профессионализме!
8 (495) 204-20-68